یک شرکت یا سازمان کوچک باید اسناد مالی خود را بر اساس روال و قاعده خاصی بایگانی کند. اگر دستورالعمل بایگانی اسناد حسابداری رعایت نشود ممکن است فایل‌های مهم مالی گم شوند و شرکت دچار ضرر مالی شود. برای آشنایی با روال و دستورالعمل‌های بایگانی اسناد حسابداری با ما همراه باشید.
بایگانی اسناد حسابداری
مدارکی مانند اطلاعات و قراردادهای کارمندان، حقوق و دستمزد و اسناد خرید و فروش در واحد حسابداری نگهداری می‌شود. نگهداری این مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است. به نگهداری از اسناد مالی و حسابداری، بایگانی اسناد حسابداری گفته می‌شود. بایگانی باید با دقت و طبقه بندی شده انجام داده شود. مرتب بودن بایگانی دسترسی به اسناد را سریع تر می کند.
اسناد قانونی و انواع آن
سند رسمی
این اسناد توسط مأموران رسمی قانون آن حوزه و بر اساس قوانین رسمی ثبت می‌شود. از نمونه اسناد رسمی می‌توان گواهینامه و شناسنامه و ... را نام برد.
سند عادی
این اسناد توسط افراد عادی، بدون حضور مأموران قانون ثبت و صادر شده است؛ مانند دفتر دارایی و دفتر کل، هر سند در حسابداری دارای ارزش خاصی است. برخی اسناد به صورت همیشه ارزش و اعتبار دارد و برخی دیگر بر اساس نیاز و در زمان خاصی، سازمان به آن احتیاج پیدا می‌کند.
شرح بایگانی در حسابدرای
بایگانی جاری؟
در بایگانی جاری اسنادی قرار می‌گیرد که به صورت دائم به آن‌ها نیاز پیدا می‌شود.
بایگانی نیمه جاری؟
در این بایگانی اسنادی قرار گرفته می‌شود که افراد بر اساس نیاز و در شرایط خاص به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنند.
بایگانی راکد؟
اسنادی مانند اسناد و دفاتر قانونی شرکت مربوط به سال‌های گذشته در این بایگانی قرار می‌گیرند. این اسناد بر اساس قانون تا مدت زمان معینی باید نگهداری شوند. این اسناد را می‌توان بر اساس شماره و کدی که از قبل برخوردار بودند ذخیره کرد یا بر اساس شماره و کد جدید مخصوص بایگانی راکد طبقه‌بندی کرد.
اصول اساسی بایگانی اسناد مالی
اسناد و مدارک مالی که در ارتباط با سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر است باید بایگانی شود. بهتر است این اسناد حداقل به مدت 10 سال در بایگانی نگهداری شود تا در صورت نیاز به اسناد دسترسی راحتی داشته باشیم.
به هنگام بایگانی کردن اسناد و مدارک، باید تمام آن‌ها شماره‌گذاری و به صورت یک لیبل در پشت آن‌ها ثبت شود. تعداد اسناد و مدارک و شماره آن‌ها در بایگانی، در دفتر بایگانی یا محل مشخصی باید ثبت شود. بایگانی تمام اسناد باید بر اساس تاریخ و به صورت منظم انجام بگیرد. در شرکت‌های بزرگ علاوه بر مسئول حسابداری، یکی دیگر از پرسنل حسابداری باید موارد ارسالی به بایگانی را چک کند.
مسئول بایگانی باید در پایان هر فصل و در صورت نیاز پایان هر ماه، با توجه به شماره‌های اسناد، از اسنادی که به بایگانی ارسال نشده است یک لیست و گزارش تهیه کند. این گزارش باید در اختیار مدیرمالی سازمان قرار بگیرد. محل بایگانی باید یک محیط به دور از رطوبت و مناسب برای قرار دادن اسناد و مدارک باشد. در سازمان‌های که از نرم‌افزارهای بایگانی حسابداری استفاده می‌کنند، بعد از بستن حساب ها، فایل آن به یک CD منتقل می‌شود. توجه داشته باشید که از این فایل باید سه نسخه نگهداری شود.
اصول بایگانی اسناد مالی و حسابداری
بایگانی تمام مدارک در هر واحد اداری، دارای دستورالعمل و استانداردهای مخصوص به خود است. مسلماً واحد حسابداری برای نظم در امور و سهولت دسترسی به سندهای مورد نیاز از استاندارد بایگانی اسناد حسابداری پیروی می‌کند. در ادامه سعی می‌کنیم برخی از اصول بایگانی اسناد مالی را برای شما شرح دهیم. توجه داشته باشید این روال و اصول بیشتر برای بایگانی اسناد حسابداری در زونکن مورد استفاده قرار می‌گیرد. بیشتر سازمان‌ها علاوه بر استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی، اسناد را به صورت فیزیکی نگهداری و بایگانی می‌کنند.
