تعیین مسئول جمع آوری حساب های خدماتی و جمع آوری خودکار حق الزحمه، 2 راهبرد کاربردی برای بهبود جریان های نقدی، با به‌کارگیری راهبردهای جمع‌آوری حساب‌ها و اتخاذ بهترین شیوه‌ها برای کسب‌وکارتان، به احتمال زیاد می‌توانید پرداخت‌های خود را به‌موقع و یا حتی پیش از موعد سر رسید انجام دهید.
مسئول جمع‌آوری حساب‌های خدماتی را تعیین کنید
روند جمع‌آوری حساب نادرست منجر به مشکلات اجتناب‌ناپذیر در جریان نقدینگی خواهد شد. جمع‌آوری حساب‌ها را به مسئول پذیرش و یا مدیر دفتر واگذار نکنید؛ مگر اینکه مشخص شود کدامیک از حساب‌ها، در اولویت قرار دارد و به مسئولان، فرصت کافی برای انجام درست آن را بدهید.
برای مسئول پذیرش که باید پاسخگوی تماس‌های ورودی و خروجی باشد، دشوار است که تماس تلفنی برای بستن حساب‌ها برقرار کند.
این یک اشتباه رایج در جمع‌آوری حساب نقدینگی است که بسیاری از شرکت‌ها، به آن دچار می‌شوند. زیرا شخص تماس گیرنده لزوماً نمی‌تواند یک فرد موثر در جمع آوری حساب‌ها باشد، به علاوه زمان کافی برای انجام همه تماس‌ها، وقت‌گیر و استرس‌زا است. در نتیجه، جمع‌آوری حساب به یک کار کم اهمیت تبدیل می‌شود.
یکی از راهکارهای بستن فاکتورهای فروش، نماینده فروش است که پاسخگوی روند جمع‌آوری حساب‌ها باشد. اگر شما حق‌الزحمه نماینده فروش را در زمان مناسب پرداخت کنید، به آن‌ها انگیزه کافی می‌دهید که پیگیری جمع‌آوری وجه فروش باشند و شما نیز از دریافت پول خود اطمینان خواهید یافت.
جمع‌آوری حق‌الزحمه خودکار
اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنید، می‌توانید برنامه مدیریت مالی را طوری تنظیم کنید که سیستم مدیریت دریافتنی‌ها به‌طور خودکار انجام پذیرد. هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری، شما می‌توانید دریافتی و پرداختی‌ها را مدیریت کرده و ترازهایی که بیشترین میزان تاثیر را در نقدینگی دارند، کنترل و هدایت کنید.
سرانجام، پس از ساماندهی حساب‌ها، شما خواهید دانست که هر یک از حساب‌ها مربوط به کدامیک از بخش‌های پرداختی و دریافتی است؛ به همین منظور می‌توانید یک مدیریت بهینه را برای جریان نقدینگی شرکتتان در نظر بگیرید. با نرم افزار حسابداری، روند جمع‌آوری حق‌الزحمه را به حالت پویا درمی‌آید.
آیا شما می‌خواهید مشتریان به‌موقع پرداختشان را انجام دهند؟ با انجام کارهای زیر به آن‌ها نشان دهید که این موضوع برای شما مهم است.
- ایمیل یادآوری را از ۵ روز قبل ارسال کنید
- یک روز قبل تماس تلفنی برقرار کنید
پنج روز قبل از موعد صورتحساب‌ها با مشتریان تماس بگیرید
اکثر مردم ۳۰ روز پس از موعد پرداخت فاکتور، اولین تماس تلفنی را می‌گیرند. این یک اشتباه بزرگ است.
برای تماس‌های جمع‌آوری حساب‌ها آماده شوید؛ اولین تماس شما با مشتری باید بین سه تا پنج روز قبل از موعد پرداخت فاکتور، صورت پذیرد.
نشان دهید که برای بررسی سطح رضایتمندی مشتری تماس برقرار کرده‌اید و به‌صورت ضمنی اطمینان حاصل کنید که فاکتور به دست مشتری رسیده و مبلغ آن مورد تأیید است. همچنین نوعی تعهد زمانی برای پرداخت داشته باشید تا متوجه شوید چه موقع می‌توانید منتظر دریافت پولتان باشید.
آماده پاسخگویی در مورد مسائل مربوط به ارائه خدمات مشتریان باشید. افراد به ازای پولی که پرداخت می‌کنند تمایل دارند از بهترین کیفیت خدمات برخوردار باشند. اگر شما به مشتریان خود نشان دهید که برای حل مسائل موردنظر آن‌ها جدی هستید، در واقع نشان خواهید داد که انتظار پرداخت از سوی آن‌ها را دارید.
روند تسریعی داشته باشید.
شما باید یک روند تسریعی برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه زمانی خدمات خود را متوقف کنید، داشته باشید. به مشتری یادآوری کنید دوره‌های پرداخت شما قطعی و همیشگی است. اینکار به هر دو طرف برای جلوگیری از هر سو تفاهمی انگیزه می‌دهد.
اگر شما همیشه پاسخگوی مشتری باشید و هرگونه اعتراضی که ممکن است مشتریان شما داشته باشند را پیش‌بینی کنید، پس جریان نقدی خود را بهبود خواهید بخشید.
از طریق به‌کارگیری و اتخاذ راهبردهای خوب و استفاده از بهترین نرم افزارهای حسابداری برای جمع‌آوری حساب‌ها، قطعاً جریان نقدی خود را بهبود خواهید داد.
